Como organizar as finanças do meu novo negócio?

Organizar as finanças de uma empresa é uma iniciativa de alta relevância para a adequada gestão estratégica do negócio.
Afinal, apenas longe da bagunça é que é possível ter uma visão clara sobre os recursos disponíveis e o que deve ser utilizado, a cada tempo, nas operações que há pela frente. Especialmente quando se começa do zero, preocupar-se com essa questão pode fazer a diferença.
E quando você já inicia o empreendimento de forma organizada quanto às finanças, as chances de ganhar vantagem competitiva são incríveis. Seu controle é mais garantido, e a tomada de decisão se torna amplamente favorecida.
E aí, você tem dúvidas sobre como organizar as finanças do seu negócio? Então continue lendo este post e veja algumas dicas para conseguir atingir esse objetivo!

1 – Separe as contas da empresa

Um dos erros mais comuns na administração de contas de uma empresa é misturar o pessoal com o profissional. Se a movimentação das finanças pessoais e das empresariais ocorre na mesma conta, o controle é muito menos preciso e escasso em eficiência.
E, assim, as chances de que o dinheiro do empreendimento seja usado para pagar dívidas pessoais (e vice-versa) são muito grandes — o que pode trazer sérios problemas no futuro. O ideal, portanto, é sustentar contas separadas.
Mantenha tudo ligado às finanças do seu negócio em um local específico, de maneira que cada movimentação seja feita de forma mais adequadas e monitorada, sem misturas.
2 – Elabore um orçamento empresarial

A falta de planejamento quanto aos recursos que devem ser gastos é outro empecilho para a conquista de finanças organizadas. Então, caso não queira sofrer com isso, procure elaborar um orçamento empresarial.
Essa ferramenta determina a quantidade de recursos que deve ser destinada para cada área, como o pagamento de tributos e salários e a realização de investimentos.
Assim, ela traz muito mais segurança e confiança, além de orientar como o dinheiro deve ser gasto de forma estratégica. Aliás, mesmo em condições de alta ou baixa demanda, o orçamento ajuda o gestor a entender como o dinheiro deve ser empregado, diante do cenário em vista.
3 – Utilize o fluxo de caixa
Sem dúvida, o fluxo de caixa é um elemento indispensável para manter a organização. Ele garante o registro todas as entradas e saídas financeiras, de modo que você conheça a origem e o destino das finanças — além de encontrar tendências do seu negócio.
Afinal, empresas que vendem a prazo passam a ter mais controle sobre o tempo médio de suas contas a receber, de modo que podem se planejar de maneira mais concreta e eficaz.
Então, a partir dessa análise, é possível compreender a matriz de custos do empreendimento e como ocorrem os recebimentos.
E, além de aproveitar o fluxo de caixa no momento presente, também vale a pena fazê-lo de maneira projetada. Assim, o gestor poderá ter uma boa ideia sobre o que vai acontecer com o dinheiro da empresa em curto e médio prazo.
4 – Faça um acompanhamento preciso

A situação financeira de uma empresa pode mudar rapidamente, e é imprescindível estar bem atento a esses aspectos a fim de evitar custos excessivos. É por isso que não adianta usar as ferramentas certas e definir um excelente planejamento, se os resultados não forem acompanhados de perto.

Tão importante quanto utilizar o fluxo de caixa, por exemplo, é fazê-lo diariamente, de sorte que os lançamentos possam estar continuamente atualizados e embasando as decisões de gestão.
Também é relevante usar outros itens de análise, como o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), que indica se há lucro, ou não, e ainda destrincha os gastos envolvidos.
Por fim, considerar os dados de outras áreas que vão além do setor financeiro, como o controle de estoque e a projeção de vendas, também ajuda nesse sentido.
Enfim: no geral, quanto mais dados úteis você tiver, melhor será o seu acompanhamento e a organização das finanças.
5 – Realize investimentos planejados
Especialmente entre quem chega agora no mercado, é muito comum fazer investimentos de maneira improvisada. Contudo, esse é um erro a ser combatido, porque colabora para a desorganização financeira empresarial.
O melhor a fazer é realizar investimentos de maneira bastante planejada. Para isso, leve em conta questões como o custo da oportunidade e o possível retorno. E não se esqueça de considerar a situação atual do negócio, assim como suas expectativas e projeções para o futuro.
6 -Busque a redução dos custos

Ter uma matriz de custos muito pesada tende a atrapalhar o seu negócio em diversos sentidos. Gastos elevados, normalmente, significam maior necessidade de atenção com aqueles valores — além, é claro, de diminuírem a margem de lucro.
A questão é que não buscar formas de diminuir essas despesas é um erro que coloca em risco tanto a organização das finanças como a própria continuidade do negócio. Diante desse fato, é conveniente buscar reduções de custos.
E esse processo deve ser feito de maneira estruturada, a fim de não comprometer sua qualidade. Ao mesmo tempo, tem que ser estratégico, para que a gestão financeira seja mais simplificada.
7 – Prepare-se para os imprevistos

Além dos custos sobre os quais a gestão já tem pleno conhecimento, outros podem surgir de maneira repentina. Gastos com fornecimento podem ficar mais elevados, assim como o empreendimento pode trazer demandas que constituam grandes dispêndios.
Como essas situações não podem ser de todo controladas — e, muitas vezes, não podem ser evitadas —, o ideal é se precaver contra os efeitos negativos dos imprevistos. Então, abra um espaço na organização dos ativos para situações que não são vislumbradas.
8 – Aproveite o poder da tecnologia
Por fim, realizar todas essas tarefas pode ser extremamente difícil, se forem feitas de forma manual.
Felizmente, hoje o seu negócio pode utilizar as atuais soluções tecnológicas em favor de uma organização financeira em dia. É possível, por exemplo, aproveitar os documentos digitais e organizá-los de maneira mais fácil.
Também há possibilidades ligadas ao uso de sistemas de controle financeiro automático. Assim, o fluxo de caixa fica mais simples e correto; e a análise de dados ganha em agilidade e dinamismo.
Ao aproveitar o poder da tecnologia, portanto, seu empreendimento passa a ter os recursos mais adequados para conseguir a organização desejada. E, de fato, organizar as finanças de um novo negócio é uma das ações que vai definir o seu futuro.
 
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